حرفه ای باشید
کارهایی که نباید انجام دهید
در طول مدتی که مشکل را بررسی می کنید نگذارید مشتری زیاد منتظر بماند و روند پیشرفت کار را به آنها گزارش دهید.
اگر لازم است تلفن بزنید یا به صورت کتبی خبر دهید.
با مشتری جر و بحث نکنید و بهانه نیاورید .
قبول کنید که مشکلی وجود دارد.
در حضور مشتری از خط مشی سازمانتان یا هیچ شرکتی انتقاد نکنید.
اگر فکر می کنید با یک مشتری ناعادلانه رفتار شده است به طور خصوصی با مدیر یا مافوق خود صحبت کنید تا ببینید می‌توانید استثناء قائل شوید یا خیر.
قولی که ممکن است عملی نباشد به مشتری ندهید.
او به ناامیدی و دلسردی دیگری نیاز ندارد.
افراد دیگر ، کامپیوتر یا خودتان را متهم نکنید فقط بگویید ما اشتباه کرده ایم.
به جای اینکه توضیح دهید به یک نه یا این مخالف ضوابط ما است بسنده نکنید.
کارهایی که باید انجام دهید.
کنار مشتری باشید
نه مقابل او این کار را با تن صدا و انتخاب کلمات تان نشان دهید .
برای مثال بگویید ببینیم چه می‌توانیم بکنیم.
همه احتمالات و امکانات را در نظر بگیرید.
برای مثال اگر می‌توانید جنس را پس بدهید آیا امکان تعویض یا امتیاز و اعتباری برای استفاده در آینده وجود دارد از ضوابط سازمان تان پیروی کنید
مثبت باشید.
در مورد آنچه می توانید برای مشتری انجام دهید صحبت کنید نه در مورد کارهایی که نمی توانید انجام دهید.
با انجام کارهایی در جهت تسهیل و رفع مشکلبر آینده تمرکز کنید در مورد اشتباهات انجام شده زیاد فکر نکنید
در مورد همه محصولات خدمات
و خط مشی ها با اطلاعات روز پیش بروید تا بدانید چگونه می توان به مشتری کمک کرد مشتریان را تشویق کنید تا اطلاعاتی از قبیل قراردادها کاتالوگها یا ضمانت نامه ها را مطالعه کنند
اگر این بار نمی‌توانید کاری برای مشتری انجام دهید
روش هایی برای کمک به او پیشنهاد دهید
به عنوان مثال متاسفانه که نمی توانید این طرح را به شما تقدیم کنید اما یک مدل جدید با مزایای مشابه آن داریم
به خاطر داشته باشید ارتباط غیرکلامی شما نیز مهم است
مراقب پیام های غیرکلامی خود باشید و زبان بدن و تن صدایتان چیزهای زیادی در مورد آنچه احساس می کنید می گوید
از زبان بدن پرخاشگر و عصبانی اجتناب کنید به مشتری چشم غره نروید بازوهایتان را به هم گره نزنید و دست به کمر نایستید
سعی کنید چهره تان که آن حالت دوستانه‌ای داشته باشد.
خوش برخورد و علاقه‌مند به نظر برسید مراقب باشید حالتی نداشته باشید که مشتری فکر کند به او میخندید یا او را جدی نگرفته اید
دهانتان را برای حرف زدن خالی نگه دارید
وقتی با مشتری صحبت می‌کنید چیزی نخوری ننوشید و آدامس نجوید این کار وجهه خوبی ندارد و مناسب محل کار نیست صاف بنشینید و روشن و واضح صحبت کنید
بی قراری نکنید
ناآرامی بازی کردن با وسایل روی میز و ضرب گرفتن با انگشتان نشان دهنده بی حوصلگی شماست
همیشه و همه جا حرفه ای باشید.
