استفاده از پست الکترونیکی
استفاده از نامه و پست الکترونیکی
در صورتی که مطمئن شده پست الکترونیکی بهترین وسیله ارتباطی است مثلاً در جایی که نمی توان از تلفن استفاده کرد از آن استفاده کنید.
پوست الکترونیکی را سریع ساده بنویسید.
در مورد ساختار سبک و لحن آن قبل فکر کنید.
پست الکترونیکی را با محترم آغاز کنید و طبق ضوابط سازمان تان آن را امضا کنید.
ممکن است کسی برای او پست الکترونیکی میفرستین هر زمینه ایران تواند دریافت کند اول با او چه کنید.
هنگام استفاده از تلفن یا پست الکترونیکی باید ضوابط سازمان تان را کاملاً بدانید و از آنها پیروی کنید.
ارتباط کتبی
نامه ها یادداشت ها و گزارش ها شکل های رایج ارتباط در سازمان هستند.
ما باید بسته به هدف آن از نوع درست آن استفاده کنید
نامه ها
وقتی نامه‌ای میپرستی معرف نماینده سازمان خود هستید بنابراین نامه هایتان باید ساختار درستی داشته باشد به موارد زیر توجه کنید
- از لحن و طرز بیان صحیح استفاده کنید باید رسمی باشد یا صمیمی
- نامه را به درستی سازماندهی کنید برای طرح هر ایده جدید از یک پاراگراف جدید استفاده کنید
- محتوا را ساده بیان کنید و به اصل مطلب بپردازیم پراکنده گویی نکنید
- روی کاغذ سربرگ دار نامه را درست صفحه‌آرایی کنید از سبک معمول سازمان تا تبعیت کنید و مطمئن شوید که همه موارد از جمله تاریخ و هر شماره اتمی را درست به کار برده اید
- کامل امضا کنید و سبک معمول سازمان تان را به کار ببرید امضای کامل معمولاً شامل نام خودتان بخش یا عنوان شغلی تان است
- املا . گذاری و نکات دستوری چک کنید هرگونه اشتباهی اعتماد شما و سازمان تان را خدشه‌دار می‌کند
- همه آثار کتبی تان را به دقت بخوانید تا اشتباهی در آن به وجود نیاید در صورت امکاناز شخص دیگری هم بخواهید آن نامه را بخواند و اشتباهات آن را به شما بگوید
یادداشت‌ها
یادداشت نوعی نامه داخلی است که برای افراد داخل گروه یا سازمان فرستاده می شود به طور کلی بهتر از این قوانین را رعایت کنید:
- سبک نامه ها باید مودبانه و صریح باشد
- نکات اصلی باید به وضوح توضیح داده شود گرچه کوتاه نویسی و علائم اختصاری زبان اداری غالباً مورد پذیرش است
- در طرح و ترتیب یادداشت اصول سازمان باید رعایت شود
انواع دیگر کار دفتری نامه نگاری
همه جزئیات بسته اعداد و مقادیر را دو بار چک کنید.همه اطلاعات لازم است تاریخ شماره عطر نام و آدرس را در نامه ذکر کنید.
کپی ها را در جای مناسب بایگانی کنید تا بتوانید دوباره به سرعت به اطلاعات دست پیدا کنید
گزارش ها
گزارش ها: اطلاعاتی را جمع آوری و تحلیل می‌کنند قبل از شروع تحقیق و نوشتن پیش نویس در مورد درک هدف گزارش مطمئن شوید گزارش را طوری سازماندهی کنید که مطالعه آن آسان و شامل موارد زیر باشد.
- عنوان
- فهرستی که از مطالب برای گزارش های طولانی
- مقدمه
- مطالب
- خلاصه
مطالب را روشن و صریح بنویسید طرز بیان باید رسمی و اداری باشد.
