روش برقراری ارتباطات از طریق تلفن
بازخورد منفی
مخالفت با افراد آسان نیست اما اگر در موضع خود صادق باشید به بهبود ارتباط کمک کرده‌ایم در مخالفت کردن قوانین زیر را رعایت کنید:
- بر موضوع یا مشکل پیش آمده تمرکز کنید نه بر شخص
- در مورد موضع خود توضیح دهید و برای آن دلایل موجه بیاورید
- زمان و مکانی مناسب انتخاب کنید بازخوردهای منفی را در خلوت و در زمانی که هیچ یک عجله ندارید ابراز کنید.
به خاطر داشته باشید که زیادی مثبت یا منفی بودن برای ارتباط خوب نیست
پاسخ به شخص عصبانی:
مهمترین کار حفظ خونسردی است با صدای آرام و یکنواخت صحبت کنید به احساسات طرف مقابل احترام بگذارید برای مثال بگویید به نظر می‌رسد شما کاملا دلخور شده اید با او وارد مشاجره نشوید.
استفاده از شوخی:
شوخ طبعی موجب احساس راحتی در افراد می‌شود.با این حال مراقب باشید در به شوخی افراط نکنید و موجب رنجش و یا بی احترامی به کسی شوید
تفاوت های فرهنگی:
متوجه باشید که کلمات حرکات سر و دست و علائم نشانه ها در فرهنگ های مختلف معانی مختلفی دارند.
استفاده از تکنولوژی در ارتباطات
نتایج مفیدی به همراه دارد به ویژه در تجارت اما به کارگیری شیوه صحیح در تکنولوژی ارتباط بسیار مهم است
دریافت مکالمات تلفنی
در پاسخ به تلفن این قوانین را رعایت کنید:
تلفن را به بعد از ۲ یا ۳ بار زنگ زدن بردارید.
در تلفن خود و سازمان یا بخش تان را معرفی کنید.
مطالبی را که ممکن است فراموش کنید یادداشت کنید جزئیاتی مثل شماره تلفن ها و مقادیر تاریخ ها و دوباره چک کنید
اگر لازم است که گوشی را روی انتظار بگذارید ابتدا دلیل آن را توضیح دهید
انجام مکالمات تلفنی:
- برای تلفن زدن آماده شوید اطلاعات لازم را از قبل آماده کنید
- بگویید که هستید و چرا تماس گرفته اید
چگونگی : استفاده از تکنولوژی ها را یاد بگیرید
برای یادگیری روش کار سیستم تلفنی سازمان تان وقت بگذارید باید استفاده از همه امکانات بسته انتقال مکالمات روی انتظار گذاشتن گوشی و برقراری مجدد مکالمه یاد بگیرید.
استفاده از تلفن های همراه
قبل از تلفن زدن از آنتن دادن و شارژ گوشی تا مطمئن شوید.
زمان و مکان مناسب برای انجام مکالمه را پیدا کنید در جلسات همایش ها آن را خاموش کنید.
در هنگام رانندگی هیچگاه از تلفن همراه استفاده نکنید این کار مخالف قوانین است.
استفاده از صندوق صوتی: وقتی پیام می گذارید واضح و مختصر باشد و موارد زیر را بگنجانید:
- اسم خود و سازمان تان
- روز و تاریخ
- هدف از تماستان
- شماره که با شما تماس بگیرند
- اگر خودتان صندوق پستی دارد
اگر خودتان صندوق پستی دارید تماس خودتان را به این ترتیب تنظیم کنید.
- نام خود و بخش تان را بگویید
- بگویید که از خارج از محل کار هستید
- زمان بازگشت را مشخص کنید
برای مثال شما با صندوق پستی فلان در بخش حسابداری تماس گرفته اید من تا جمعه بیرون اداره هستم لطفاً پس از بوق پیام خود را بفرمایید.
