چگونه تصمیمات درستی در جلسات داشته باشیم
جلسه را به سوی پایان و جمع بندی هدایت کن
اعضای شرکت کننده در جلسه از تمام شدن سر موقع استقبال می کنند با این حال جلسه نباید با عجله تمام شود بدون:
جمع و جور کردن بحث: گاهی اوقات پوشش دادن تمام مطالب در یک جلسه امکان پذیر نیست.
به هرحال از تصمیمات شتاب زده ای که ممکن است موجب تاسف بعدی شود پرهیز کن.
در عوض برای جلسه بعد جدول موضوعات مانده را تهیه کن
پیگیری وظایف و ماموریت ها:
برای تضمین اجرای تصمیمات گرفته شده دانستن موارد زیر مهم است:
- چه کسی مسئول انجام هر وظیفه و ماموریت است؟
- کاری باید انجام شود؟
- چه زمانی باید تحویل داده شود؟
- چگونه باید انجام شود؟
تهیه صورتجلسه:
برای کمک به خاطر سپردن اعضای گروه از تصمیمات و دستورات جلسه صورتجلسه تهیه کن به این ترتیب از سردرگمی های بعدی پیشگیری کرده ای
تعیین وقت جلسه بعدی
برای شروع جلسه بعد همین حالا برنامه ریزی کن
زمان را مشخص کن مکان را انتخاب کن دستور کار اولیه را تعیین کن
بعد از اینکه جلسه تمام شد تصمیمات و برنامه‌ها باید اجرا شوند
- یادداشت ها و پیش نویس های جلسه را در صورت در دسترس بودن مرور کن
- وظایف مربوط به خود را کامل کن مگر اینکه به طور جدی مسئولیت آن را به عهده بگیری .مراقب هدر رفتن وقت باش زمان های ذخیره شده ممکن است هدر روند
- سوال کن ابهامات و اشکالات دست‌نوشته‌ها و یادداشت‌هایی ات را سوال کن اگر وظایف خود را متوجه نمیشوی از دیگران کمک بگیر حالا زمانی است که ایده هایت را به کار بگیری
جلساتی که با نکات مثبت تمام می شوند خیلی بیشتر ممکن است به نتایج موفقیت آمیزی دست یابند و از طرف اعضای جلسه پیگیری شوند.
برخی سوالات و پاسخها در مورد روش جلسات شورا ای
روش شورایی چیست؟
این روش در مجلس نمایندگان یا خانه ملت اجرا میشود .
در این روش جهت پرهیز از اغتشاش قوانینی به کار برده میشود که هرکس حق صحبت کردن و رای دادن دارد
چه موقع به کار می آید؟
روش شورایی می‌تواند با نیازهای هر گروه و سازمانی منطبق شود.
به هر حال این روش برای گروه های بزرگ و بحث‌های رسمی مناسب‌تر است
قوانین جلسه چیست؟
در این روش از رای گیری استفاده می شود چون تعداد افراد گروه زیاد است و امکان رسیدن به توافق وجود ندارد در گروه های کوچک تر برای رسیدن به نتایج از روش مذاکره و توافق استفاده میشود.
بنابر این جلسات می‌توانند با موفقیت برگزار شود:
برای شما و سازمان شما برای انجام سهم ات آماده باش با استفاده از مهارت های ارتباطی موثر باش تلاش‌های گروه را برای رسیدن به اهداف حمایت کن
عضو فعال گروه باش تا سایرین روی تو حساب باز کنند نظرات ایده ها پیشنهادات و توضیحات هم مفید واقع میشود.
حالا باید یاد گرفته باشید چگونه در جلسات حاضر شوید و بعد جلسه موفق شده باشی.
