چگونه جلسات موفقی داشته باشیم
جلسه موفق چگونه جلسه ای است؟
جلسه ای است که افراد گروه نظرات خود را فعالانه برای رسیدن به هدف بیان می کنند.
برای تضمین موفقیت جلسه اعضای گروه باید:
نظرات و دانش خود را بیان کنند:
اعضای جلسه با تجارب و ایده های متنوعی در جلسه شرکت می کنند و فرصت و مسئولیت هایی نیز دارند تا:
- افکار خود را بیان کنند
- به نظرات دیگران پاسخ دهند
- مهارت های خود را برای حل مشکلات به کار گیرند
هدف جلسه را بدانند:
وقتی همه افراد گروه هدف و مسیر واضحی داشته باشند می توان انتظار داشت که کارهای زیادی انجام شود بعضی از ویژگی های مشترک جلسات شامل:
- مبادله اطلاعات
- حل مسئله
- در میان گذاشتن نگرانی ها و موانع
- شرح موضوعات
چرا مشارکت من مهم است؟
چون نظرات ایده ها پیشنهادات و توضیحات شما می‌تواند برای سازمان مفید باشد:
برای سازمان شما مشارکت فعال و مثبت شما کمک می کند تا:
- به اهداف جلسه برسید
- طرح های گروه توسعه پیدا کند
- گروهی و روحیه جمعی بهبود یابد
برای خود شما محیط کاری تان به شما کمک می کند تا مهارت های تان را در زمینه‌های زیر صیقل دهید:
- مهارت ارتباط موثر: چون جلسات به شما فرصت می‌دهد تا نظراتتان را بیان کنید
- مهارت رهبری با مشاهده و پیروی کردن از رهبران موفق می‌توانید توافق کردن و سازماندهی را در گروه بیاموزید
یادبگیرید مشارکت بیشتری داشته باشید مشارکت بیشتر شما را فعال میکند
آماده انجام کار باشید
تو میتوانی کمک کنی تا جلسه به آرامی برگزار شود اگر کارهایت را انجام داده باشی
هدف جلسه را بپرس: اینطوری می توانی سهم خود را در موفقیت جلسه مشخص کنی
تحقیق کن: قبل از شروع جلسه در مورد اطلاعات و سابقه جلسه تحقیق کن شرکت کننده های فعال و مطلع باشی
دستورالعمل جلسات را مرور کنید:
به تو کمک میکنه تا از موضوعات اقتصادی مورد بحث مطلع شوی
سوال کن: قبل از جلسه در مورد آنچه نمیدونی سوال کن سوال کردن نشان دهنده توجه تو به جلسه است
علت دعوت و شرکت در جلسه را پیدا کن: اگر بدونید از جلسه چه چیزی از تو مورد انتظار مشارکت فعالانه در جلسه افزایش پیدا میکنه
نحوه صحیح شرکت در جلسه را تمرین کن
رعایت نزاکت و آداب معاشرت تزیینی برای رسیدن به اهداف جلسه است
سر وقت به جلسه برو: افرادی که با تاخیر در جلسه شرکت می‌کنند باعث اغتشاش یا وقفه در روند جلسه می شوند
از هرگونه مداخله ضروری پرهیز کن: در بیشتر مواقع های همراه پیغامها رفت و آمد های غیر ضروری و غیره می‌تواند تا پایان جلسه به تاخیر بیفتد
محدوده زمانی جلسه: مشخص کردن طول مدت جلسه به شرکت کنندگان کمک می کند تا همه فرصت صحبت کردن داشته باشند و به همه موضوعات پرداخته شود
دوری از ایجاد حواس پرتی: حواس پرتی شامل پچ پچ کردن با بغل دستی سر و صدا در آوردن با خودکار صندلی و یا به هم زدن ورق ها و غیره است
ماندن تا آخر جلسه: در بیشتر مواقع اهداف مهم و دستور جلسه آینده در دقایق آخر جلسه مشخص می شود.
قسمت دوم این مقاله را در اینجا بخوانید
