ارتباط با گروهی از مردم یک چالش خاص است
تذکرات مهم
جلسه و گردهمایی ها زمان مورد توافق گروهی از افراد است که پیرامون موضوع خاصی بحث کنند و اطلاعاتشان را در اختیار دیگران بگذارند.
شرکت در گردهمایی ها
اگر قرار است در جلسه شرکت کنید قوانین زیر را رعایت کنید
- صاف بنشینید به گوینده توجه کنید از چیزهایی که به نظرتان لازم می رسد یادداشت برداری کنید
- سر وقت در جلسه حاضر شوید قبل از پایان جلسه آن ترک نکنید
- در هنگام صحبت کردن دیگران حرف شان را قطع نکنید
- وقتی از شما خواسته می‌شود نظرتان را مطرح کنید پیشنهادات تان را به صورت چند نکته به طور کوتاه بیان کنید از اینکه فرصتی برای پرداختن به سایر موضوعات استفاده نکنیدپرداختن به سایر موضوعات استفاده نکنید
ترتیب دادن به جلسات و گردهمایی ها
اگر باید ترتیب یک نشست را بدهید قوانین زیر را رعایت کنید.
فقط افرادی را که حضورشان ضروری است دعوت کنید.
از قبل دستور جلسه را در اختیار افراد قرار دهید تا برای مطالعه آن وقت کافی داشته باشد.
مطمئن شوید که صندلی و فضای کافی برای تعداد همه افراد وجود دارد.
از اسناد اوراقی که باید به دست افراد بدهید به میزان لازم کپی تهیه کنید.
درحین جلسه مراقب باشید که برای همه فرصت اظهار نظر وجود داشته باشد اما صحبتها پیرامون موضوع جلسه باشد و مکالمات به بیراهه کشیده نشود
جلسه ارائه طرح برای رساندن یک پیام یا مطلب به گروهی از مردم است
آماده کردن مطالب:
- در مورد موضوعات مورد بحث از قبل تحقیق کنید و مطالب را سازماندهی کنید
- هر چه می توانید در مورد شنود نگاه مخاطبانتان اطلاعات به دست بیاورید
- یادداشت‌هایی برای خود تهیه کنید تا بتوانید هنگام ارائه مطالب به آنها رجوع کنید
- در صورت امکان با یکی از دوستانتان تمرین کنید
- هنگام تمرین زمان اجرا را مد نظر قرار دهیم و در صورت لزوم برای تنظیم زمان تغییراتی صورت دهید
- پاسخ سوالات احتمالی را در نظر داشته باشید و پاسخ هایتان را آماده کنید
ارائه طرح
- ابتدا خود را معرفی کنید بعد بگویید که در مورد چه چیزی می خواهید صحبت کنید و چرا به این موضوع پرداخته اید
- در حین صحبت صاف بایستید با چیزی بازی نکنید اگر برای بی حرکت نگه داشتن دست هایتان به چیزی نیاز دارید یادداشت هایتان را در دست بگیرید
- واضح صحبت کنید تا کسانی که در انتها نشستند نیز بتواند صحبت های شما را بشنوند اما فریاد نکشید
- در آغاز آهسته پیش بروید و به این نکات مختلف مکث کنید هر گونه اضطراب داشته باشید در اولین کلامتان آشکار می‌شود
- هر گاه لازم باشد به یادداشت هایتان نگاه کنید اما مرتب از روی آنها نخوانید
- هنگام صحبت به همه افراد حاضر در جلسه نگاه کنید فقط به یک یا دو نفر خیره نشوید
اگر به نکات بالا کاملا توجه کنید یک جلسه ارائه دهد خوب داشت خواهید داشت و در آخر جلسه نیز به نتیجه نیز خواهید رسید در غیر این صورت جلسه شما بی فایده است.
